Pensa a quando hai insegnato il lavoro a un nuovo collaboratore: gli hai spiegato come parlare ai clienti, cosa può promettere e quando chiamarti. Con un assistente IA è uguale, solo che va tutto messo per iscritto.
1. Chi siamo e come parliamo
Due o tre frasi sull’attività e sul tono: «Siamo una pasticceria di quartiere, diamo del tu, frasi brevi, cordiali ma senza esclamazioni a raffica». Indica anche le formule di saluto che usi davvero.
2. Cosa può dire
Elenca le informazioni che l’assistente può usare: orari, listino, servizi, indirizzo, modalità di pagamento. Tutto ciò che non è nell’elenco non va detto.
3. Cosa non deve mai fare
- Inventare prezzi, sconti o disponibilità.
- Dare informazioni su allergeni, salute o questioni legali.
- Promettere tempi di consegna non confermati.
- Rispondere a reclami senza passare da te.
4. Quando passa la palla
Definisci i casi in cui non scrive alcuna bozza ma ti avvisa: lamentele, richieste insolite, messaggi aggressivi, dati sensibili. Meglio una segnalazione in più che una risposta sbagliata.
5. Esempi veri
Cinque o dieci risposte che ti sono piaciute, senza nomi o numeri dei clienti, valgono più di qualsiasi descrizione del tono.
| Sezione | Esempio |
|---|---|
| Tono | Tu, cordiale, massimo tre frasi. |
| Informazioni consentite | Orari, listino 2026, indirizzo, parcheggio. |
| Divieti | Niente prezzi fuori listino, niente allergeni. |
| Passa a una persona | Reclami, ordini oltre 30 persone, richieste di fattura. |
| Firma | «A presto, il team di Rossi». |
Suggerimento: ogni volta che correggi molto una bozza, annota il motivo. Dopo un mese avrai le istruzioni migliori possibili.